DropboxにOXPSファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換し保存する

■概要

OXPSファイルを扱う際、閲覧や共有のためにPDFへ変換する作業が発生しますが、専用ツールを使ったり手作業で一つずつ変換したりするのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの指定フォルダにOXPSファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でPDFに変換し、任意のフォルダに保存するまでの一連の流れを自動化します。手間のかかるファイル変換作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

定期的に発生するOXPSからPDFへの変換作業に手間を感じている方
ファイル変換を手作業で行っており、他の業務が圧迫されている、またはミスを減らしたい方
Dropboxをストレージとして活用しており、関連する業務フローを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxにファイルをアップロードするだけで変換と保存が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手動でのファイル変換や保存作業で起こりがちな、ファイル名の誤りや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したOXPSファイルをダウンロードします
次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換サービスなどを利用してOXPSファイルをPDFに変換する操作を自動化します
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいフォルダのパスを任意で設定してください。特定のファイル名のみを対象にすることも可能です
ファイルをダウンロードするDropboxのアクションでは、トリガーで指定したフォルダからファイルがダウンロードされるよう、パスを正しく設定してください
変換後のPDFファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
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■注意事項

‍‍DropboxとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691