フォームでTIFFファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換してBoxに格納する

■概要

TIFFファイルを扱う業務において、手作業でPDFへ変換し、特定のフォルダに格納する作業は手間がかかるものです。また、ファイル名の付け間違いや保存場所の誤りといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、フォームで受信したTIFFファイルを自動でPDFに変換し、Boxへ格納するため、変換・保存作業を効率化します。手作業によるミスを防ぎ、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にの変換作業を行っており、手間に感じている方
• フォームで受け取ったTIFFファイルの管理・整理を効率化したい方
• Boxを利用しており、ファイル格納までの一連の流れを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に`tiff file to pdf`への変換とBoxへの格納が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや、Boxへの格納漏れ、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、TIFFファイルのアップロード項目を作成します
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定して、TIFFファイルをPDFに変換するプロセスを構築します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAで変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームの回答項目は、TIFFファイルのアップロード欄以外にも、ファイル名や管理番号など、業務に合わせて自由に設定することが可能です
• RPA機能でのファイル変換方法は、ご利用のツールやWebサービスに応じて、ユーザーの環境に合わせた操作シナリオを柔軟に設定してください
• Boxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダや、フォームで取得した情報をもとにしたファイル名を任意で設定できます

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
• アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691