GmailでDWGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する

■概要

取引先から受信したDWGファイルを確認するため、都度PDFに変換して関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。特に、専用ソフトがない環境ではファイルを開くことすらできず、業務が滞る原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたDWGファイルを自動でPDFに変換し、指定の担当者へ送信します。手作業で行っていたファイル変換の方法を見直し、定型業務を自動化することで、より円滑な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DWGファイルをPDFに変換する方法を模索しており、手作業のファイル授受に課題を感じている方
• Gmailで受信した設計データなどを、関係者へ迅速に共有するフローを自動で構築したい方
• ファイル形式の変換や転送といった定型業務を効率化し、本来の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からPDFへの変換、担当者への共有までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定して、自動化の対象となるラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、任意のオンライン変換ツールにアクセスして、DWGファイルをPDFに変換するブラウザ操作を設定します。
5. オペレーションのデータ変換機能で、生成されたPDFのファイル名を任意のルールに基づいて変更します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルを添付して担当者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• RPA機能（ブラウザ操作）では、普段利用しているオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロードからダウンロードまでといった操作手順を自由に設定できます。
• データ変換機能を使用し、変換後のPDFファイル名をプロジェクト名や日付など、管理しやすい任意のルールに基づいて変更することが可能です。
• 最終的にメールを送信するGmailのアクションでは、送信先アドレスを自由に設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、受信メールの件名などの情報を差し込んで活用することも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。