GmailでDWGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Gmail

を自動連携できます。

■概要

取引先から受信するDWGファイルなどを、都度PDFに変換してチームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業でのファイル形式の変換は時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、ファイル形式を自動で変換し、担当者へ通知するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

特定のファイル形式（DWGなど）の変換や共有を手作業で行っている方
Gmailでの添付ファイルの取り扱いを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
ファイル変換や共有における人的なミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでファイルを受信後、自動で形式変換から共有までを行うため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換ツールを操作して添付ファイルをPDFに変換します。
次に、オペレーションでファイル名を操作する機能を設定し、変換後のファイル名を整えます。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルを担当者へ送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを判別するため、任意のラベルを設定してください。
RPA機能の設定では、実際に操作するオンラインファイル変換ツールのURLや操作手順を、ご利用の環境に合わせて設定してください。
最後のGmailでメールを送信するオペレーションでは、変換後のPDFを送付したい宛先や件名、本文などを任意で設定してください。

■注意事項

GmailとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・パーソナルプラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。