DropboxにPNGファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換し保存する

■概要

日々の業務で発生するPNGファイルのPDF化に、手間や時間を取られていないでしょうか。Web上のファイル変換ツールは便利ですが、一つずつファイルをアップロードし、変換・ダウンロードする作業は意外と面倒なものです。このワークフローは、DropboxにPNGファイルを格納するだけで、RPAがPDFへの変換から保存までを自動で実行し、ファイル変換に伴う一連の手作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

ファイル変換ツールを使い、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
Dropbox上で管理している画像ファイルを、効率的にPDF化したいと考えている方
定型的なファイル変換作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxにファイルを追加するだけで自動で処理が開始されるため、これまで手作業での変換にかけていた時間を短縮できます。
手作業によるファイルの選択ミスや変換漏れ、保存し忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します。
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPNGファイルを指定します。
オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換サイトでPDF化する操作を記録します。
オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、ファイル名の拡張子などを変更します。
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタン、テキストやURLの取得箇所などを自由にカスタマイズできます。また、各項目には固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を変数として利用することも可能です。
正規表現によるデータの置換オペレーションでは、ファイル名から拡張子を削除したり、特定の文字列を追加したりと、置換のルールを自由に設定できます。
Dropboxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダパスやファイル名を、固定値や変数を用いて柔軟に設定することが可能です。

■注意事項

DropboxとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924