Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、Googleドキュメントからコンテンツを取得してチャネルに通知する

■概要

Microsoft Teamsでチーム内から定型的な質問を受けるたびに、Googleドキュメントを開いて該当箇所をコピー＆ペーストする作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Microsoft TeamsとGoogleドキュメントを連携させることで、こうした課題を解消します。特定のメッセージがTeamsのチャネルに送信されると、指定したGoogleドキュメントの内容を自動で取得し通知するため、手作業による情報共有の手間を省き、チームの生産性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleドキュメントとMicrosoft Teamsを活用した情報共有をより円滑にしたいと考えている方
• FAQやマニュアルなど、Googleドキュメントで管理している情報をチーム内で手軽に検索できるようにしたい方
• Microsoft Teams上での定型的な問い合わせ対応を自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teams上で特定のキーワードを送信するだけでGoogleドキュメントの内容が自動で通知されるため、情報を探して転記する作業時間を短縮できます
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、情報の転記ミスや古い内容を共有してしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を支援します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を使用し、特定のメッセージが送信された場合のみ後続の処理に進むように設定します
4. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「ドキュメントのコンテンツを取得」アクションを設定し、通知したい内容が記載されたドキュメントを指定します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したドキュメントの内容をチャネルに投稿します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいチームIDとチャネルIDをそれぞれ任意で設定してください
• 分岐機能の設定では、フローボットを起動するトリガーとしたい、任意のメッセージ内容を設定してください

■注意事項

• ‍‍Microsoft Teams、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。