DropboxにXLSXファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換し保存する

■概要

見積書や請求書などをXLSXファイルで作成した後、手動でPDFに変換して保存する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。この単純ながらも重要な変換作業は、自動化によって効率化できる業務の1つです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに特定のXLSXファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でPDFファイルへ変換し、指定のフォルダに保存します。ファイル変換に伴う一連の作業から解放され、本来注力すべきコア業務に時間を使えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropbox上で、手作業によるファイル変換を行っている方
• 請求書や各種申請書など、定期的に発生するPDF化作業の効率化を検討している方
• ファイル形式の変換や保存作業における、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、変換から保存までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションの「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたXLSXファイルをPDFに変換するブラウザ上の操作を設定します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、ワークフローを起動させる条件となる対象フォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
• ファイルをダウンロードするDropboxのオペレーションでは、トリガーで指定したファイルが格納されているフォルダのパスを設定してください。
• 変換後のPDFファイルをアップロードするDropboxのオペレーションでは、ファイルの保存先としたいフォルダのパスを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691