DropboxにPDFがアップロードされたら、オンラインツールでAIファイルに変換して別フォルダに保存する

■概要

デザインデータなどをPDFで受け取った後、Illustratorで編集するために手作業でファイル変換をしていないでしょうか。一つ一つのファイルを開き、変換ツールにアップロードして保存する作業は、数が重なると大きな手間となります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにPDFファイルが追加されるだけで、オンラインツールを利用したPDFをAIファイルに変換する処理が自動で実行され、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPDFをAIファイルに変換する作業を手作業で行っているデザイナーの方
• 外部から受領するPDFファイルを効率的に管理し、制作業務を効率化したいチームの方
• Dropboxを活用しており、ファイル変換を含む一連の業務フローを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxへのPDFアップロードを起点にファイル変換と保存が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でPDFをAIファイルに変換する際に起こりうる、変換設定の間違いや別フォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換ツールにアクセスし、PDFをAIファイルに変換する操作を設定します。
5. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、PDFのアップロードを検知するフォルダのパスや、特定のファイル名を条件に設定することが可能です。
• RPA機能（ブラウザを操作する）では、利用したいオンラインファイル変換ツールのURLを指定したり、サイト上でのクリックや入力といった操作内容を自由に設定できます。
• 変換後のAIファイルをDropboxにアップロードする際に、保存先のフォルダパスやファイル名を任意のものに設定できます。

■注意事項

• DropboxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。