DropboxにPPTファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換し保存する

■概要

プレゼンテーション資料などを共有する際、都度手作業でPowerPointファイルをPDFに変換している方も多いのではないでしょうか。毎回オンラインの変換ツールを探して操作するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。

このワークフローを活用すれば、DropboxにPowerPointファイルをアップロードするだけで、RPAがPDFへ自動で変換し指定のフォルダへ保存します。オンラインでPPTをPDFに変換する一連の作業が自動化され、手作業による手間を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にDropboxで資料を管理し、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
• オンラインでPPTをPDFに変換するツールを探す手間をなくしたいと考えている方
• ファイル形式の変換ミスや保存忘れを防ぎ、業務の標準化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのアップロードをトリガーにファイル変換が自動化されるため、これまで手作業で変換していた時間を他の業務に充てることができます
• 手動での変換作業が不要になるため、変換漏れやファイル形式の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のPowerPointファイルを指定します
3. オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたPowerPointファイルをPDFに変換します
5. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
• ファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで指定したファイルが保存されているフォルダのパスを設定してください
• 変換後のPDFファイルをアップロードするアクションでは、保存先となるDropboxのフォルダパスを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691