DiscordでODTファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

ODT形式のファイルを受け取るたびに、共有や閲覧のためにPDFへ手動で変換する作業に手間を感じていませんか。特に、オンラインの変換ツールを使って一つひとつ手作業で変換を行うのは、ファイル数が多いと大きな負担になります。このワークフローは、Discordに投稿されたODTファイルを自動で検知し、RPA機能を用いてPDFに変換後、Dropboxに格納するため、こうしたファイル変換に関わる定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DiscordでODTファイルを受け取り、PDFへの変換を手作業で行っている方
• 変換からファイル格納までの一連のフローを自動化したいと考えている方
• Dropboxでのファイル管理を効率化し、チーム内での共有をより円滑に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordにファイルが投稿されると、自動でファイルの変換から格納までが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 一連のプロセスが自動化されることで、変換ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリとしてDiscordとDropboxをYoomに連携します
2. トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」を設定し、監視したいチャンネルを指定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたファイルの拡張子が「.odt」の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
4. 次に、Discordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションで、条件に合致したODTファイルを取得します
5. オペレーションでRPA機能を設定し、任意のオンライン変換ツールなどを操作して、ダウンロードしたODTファイルをPDF形式に変換します
6. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象のチャンネルを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイルの拡張子以外にも、ファイル名などの情報をもとに処理を実行する条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能は、ユーザーが利用するオンライン変換ツールや操作手順に合わせて、レコーディング内容を柔軟に設定することが可能です
• Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダパスや保存する際のファイル名を任意で指定できます

■注意事項

• Discord、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691