DropboxでPNG画像ファイルがアップロードされたら、RPAでWordファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

PNG画像を資料などで利用する際、一枚ずつWord文書に手作業で貼り付けていませんか。この単純な作業も、数が多くなると時間がかかり、貼り付け漏れなどのミスも起こりやすくなります。

このワークフローを活用すれば、PNGからWordへの変換・保存プロセスを自動化できます。DropboxにPNGファイルをアップロードするだけで、RPA機能がWordファイルへ自動で変換しGoogle Driveへ格納するため、ファイル変換にかかる手間を削減し、コア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PNG画像をWordファイルに変換する定型業務に、多くの時間を費やしている方
• 報告書やマニュアル作成などで、大量の画像ファイルをWordにまとめる必要がある方
• DropboxとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理全体の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルをアップロードするだけで、PNGからWordへの変換とGoogle Driveへの格納が完了するため、手作業で行っていた時間を短縮できます
• ファイルの貼り忘れや保存先の間違いといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、資料の品質を安定させることができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPNGファイルをダウンロードします
4. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをWordに変換する操作を記録させます
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、フローボットを起動させる対象のフォルダを任意で指定してください。また、最終的にWordファイルを格納するGoogle Driveのフォルダも自由に設定できます
• RPA機能での変換方法は、ユーザーのPC環境によって操作が異なります。そのため、ご利用の環境に合わせてブラウザ操作を記録し、設定を最適化してください

■注意事項

• Dropbox、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691