DropboxでXMLファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換して別フォルダに格納する

■概要

取引先から送られてくるXMLファイルを、都度PDFに変換して管理する作業は手間がかかる上に、変換ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、ファイル形式の指定がある場合、手作業での対応は大きな負担となります。
このワークフローを活用すれば、DropboxにXMLファイルが追加されるだけで、自動でPDFファイルへの変換から別フォルダへの格納までを一気通貫で行い、変換作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

ファイル変換作業を手作業で行い、効率化を考えている方
Dropboxで受け取ったXMLファイルの管理・共有を円滑に進めたい担当者の方
RPAを活用して定型的なファイル変換業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxへのファイル追加を起点にxml to pdfへの変換と格納が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業による変換ミスやファイルの格納忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します。
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルがXML形式である場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したXMLファイルをダウンロードします。
次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、正規表現を用いてファイル名などの必要なデータを抽出・置換します。
続けて、オペレーションのRPA機能で、ダウンロードしたXMLファイルをPDFに変換するブラウザ操作を設定します。
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガーおよびオペレーション設定では、ファイルを監視するフォルダや、変換後のPDFを格納するフォルダのパスを任意で設定してください。
分岐機能では、ファイル名や拡張子など、前段のDropboxトリガーで取得した情報をもとに、処理を実行する条件を自由にカスタマイズできます。
RPA機能では、xml to pdfの変換に利用するWebサイトやツールに合わせて、クリックや入力などの操作内容をユーザーの環境に応じて柔軟に設定することが可能です。

■注意事項

DropboxとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691