DropboxにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換し保存する

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‍■概要

Wordで作成した報告書や請求書などを、都度PDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。手作業でのファイル変換は、時間がかかるだけでなく、保存忘れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにWordファイルを格納するだけで、RPAが自動でWordをPDFに変換し、指定のフォルダに保存します。定型的なファイル変換作業を自動化し、業務の正確性と効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

定型的にWordからPDFへのファイル変換作業を行っており、手間を削減したい方
ファイル変換や保存の手作業によるミスをなくし、業務の信頼性を高めたい方
Dropboxをハブとして、ファイル管理から書類の生成までを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxにファイルを格納するだけで、RPAがWordをPDFに自動変換するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業による変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します。
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したWordファイルを取得します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを操作してPDFへ変換します。
次に、オペレーションでデータ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、変換後のファイル情報などを取得します。
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意に設定してください。
RPA機能では、操作対象のWebページのURLやクリックする要素、入力するテキストなどを、ご利用の環境に合わせて設定可能です。
正規表現によるデータの抽出では、前のステップで取得した情報などから、どの情報をどのようなルールで抽出するかを任意に設定できます。
Dropboxへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダパスやファイル名に、固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。

■注意事項

DropboxとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924