DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAでWordに変換し保存する

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■概要

PDFファイルをWord形式に変換する際、都度オンラインツールを探して手作業で対応していませんか？この定型的な作業は、一つずつファイルをアップロードし変換後にダウンロードする手間がかかり、業務効率を低下させる一因になりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルを追加するだけで、RPAが自動でWordファイルへの変換を実行し、ファイル変換のプロセスを自動化できるため、変換作業の手間を省き、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Dropbox上で管理しているPDFファイルを、Wordに変換して編集する業務が多い方
定型的なファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したい方
手作業によるファイル変換の手間や、変換後の保存忘れといったミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxにファイルを格納するだけでファイル変換処理が自動で実行されるため、手作業で変換ツールを操作する時間を削減できます。
変換後のファイルは自動で指定フォルダに保存されるため、保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の標準化に貢献します。

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します。
トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーとなったPDFファイルをダウンロードします。
続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のPDFからWordへの変換サイトを操作し、ファイルを変換します。
データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、変換後のファイルに関する情報を取得します。
最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換済みのWordファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定では、フローボットを起動させる対象のフォルダパスを任意に設定してください。
RPA機能では、操作するWebページのURLや、取得したいテキストなどを自由にカスタマイズでき、各項目には固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定可能です。
データ抽出機能では、抽出対象のテキストを変数で指定したり、抽出したいデータのパターンを正規表現で記述したりと、柔軟な設定ができます。
Dropboxへのファイルアップロード時、保存先のフォルダパスやファイル名も、固定値や変数を用いて自由に設定できます。

■注意事項

DropboxとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924