フォームでCBRファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

CBRファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換して所定の場所に保存する、といった定型業務に時間を費やしてはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームでCBRファイルを受信するだけで、RPAがPDFファイルへと自動で変換し、指定したDropboxのフォルダへ格納までの一連の流れを自動化します。面倒な変換作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生する変換作業を手作業で行い、非効率だと感じている方
• フォームで受信したファイルをPDFに変換し、Dropboxで管理しているご担当者の方
• ファイル変換や格納作業における、人的ミスの発生や業務の属人化を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答を起点に、ファイル変換からDropboxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 変換漏れや、誤った場所へのファイル格納といったヒューマンエラーを未然に防ぎ、正確なファイル管理体制を構築します

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、CBRファイルを受け取るための項目などを作成します
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、CBRファイルをPDFに変換する操作を設定します
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームのトリガー設定では、ファイルアップロード項目だけでなく、テキスト入力欄などの回答項目を任意で自由に設定してください
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際にファイル変換を行うサイトや手順など、ユーザーの環境に合わせて操作内容を柔軟に設定することが可能です
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダパスや、保存する際のファイル名を任意の値で設定してください

■注意事項

• DropboxとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691