OneDriveにMicrosoft Wordのファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換し保存する

‍■概要

Microsoft Wordで作成した書類を、手作業で一件ずつPDFに変換するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにMicrosoft Wordのファイルが格納されると、RPA機能が自動でPDFに変換し、指定のフォルダに保存します。
定型的なファイル変換作業を自動化することで、手間の削減と業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的にMicrosoft WordからPDFへのファイル変換を行っており、作業を自動化したいと考えている方
• OneDrive上で書類管理をしており、手作業でのファイル変換や保存に手間を感じている方
• 書類のフォーマットを統一するため、PDFでの保存プロセスを標準化したいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft WordのファイルをPDFに変換する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、対象がMicrosoft Wordのファイルの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでオペレーションでRPA機能を設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換するブラウザ操作を実行します。
6. 次に、オペレーションでデータ変換機能を設定し、正規表現を用いてファイル名をPDF形式の拡張子に置換します。
7. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で指定してください。
• 分岐機能では、取得したファイル情報（ファイル名など）をもとに、Microsoft Wordファイルのみを処理対象とするなど、後続のアクションに進む条件を自由に設定できます。
• RPA機能の設定では、PDF変換のために操作するWebページのURLやクリックするボタンなどを、ユーザーの利用環境に合わせて具体的に指定する必要があります。
• データ変換機能では、正規表現を用いてファイル拡張子を「.docx」から「.pdf」に置換するなど、ファイル名の命名ルールを柔軟に設定可能です。
• 最後のOneDriveへのアップロード設定では、変換後のPDFファイルを保存するフォルダIDやファイル名を固定値や変数を用いて自由に指定できます。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。