※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで共有されたMicrosoft Wordのファイルを、都度手作業でPDFに変換してDropboxに保存する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Slackの特定チャンネルにMicrosoft Wordファイルが投稿されると、RPAが自動で変換処理を行い、指定のDropboxフォルダへ格納する一連の流れを自動化します。定型的なファイル変換・保存作業から解放され、業務効率の改善に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackでのファイル授受が多く、手動でのファイル変換作業に時間を要している方
- PDFへの変換と別ツールへの格納を定常的に行っている方
- RPAを活用して、ブラウザ上でのファイル変換作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿を起点に、PDFへの変換からDropboxへの格納までが自動で完結するため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたファイルがMicrosoft Wordのファイルである場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、Slackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換サービスなどを利用した`microsoft word to pdf`への変換処理を設定します。
- 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」で、保存するファイル名を任意のものに整形します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、どのチャンネルへのファイル投稿を検知対象とするか任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル形式やファイル名など、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かす条件を自由にカスタマイズできます。
- RPA機能では、操作対象とするWebサイトのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを自由に設定でき、`microsoft word to pdf`の変換に利用するサイトに合わせて設定を調整してください。
- 正規表現によるデータの置換では、元のファイル名から不要な文字列を削除したり、日付を追加したりするなど、保存するファイル名を自由に整形することが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できます。前段の処理で整形したファイル名を変数として利用することも可能です。
■注意事項
- Slack、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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