フォームでPDFファイルが送信されたら、RPAで圧縮しGmailで送信する

■概要

フォームで受け取ったPDFファイルのサイズが大きく、メールでの送受信に手間がかかることはありませんか。手作業で圧縮するのは面倒で、他の業務を圧迫することもあります。

このワークフローは、フォームでPDFファイルが送信されたら、RPAで自動的に圧縮処理を行い、Gmailで指定の宛先に送信します。手作業で行っていた`pdf to smaller size`（PDFのサイズを小さくする）といった一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

フォーム経由で受け取るPDFを手作業で圧縮・送信しており、手間を削減したい方
`pdf to smaller size`などファイル圧縮に関連する定型業務の自動化に関心がある方
RPAやGmailを活用して、ファイル送付業務の効率化やミスの削減を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへのファイル送信を起点に、PDFの圧縮からメール送信までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます
手動でのファイル操作やメール作成が不要になるため、圧縮忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、GmailをYoomと連携します
次に、トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。この際、ファイル添付が可能な項目を作成してください
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、任意のPDF圧縮サイトでファイルを圧縮する操作を記録します
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、圧縮されたPDFファイルを添付して任意の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

RPA機能の設定では、普段利用しているPDF圧縮サイトや、そのサイト上での操作内容を任意で設定することが可能です
Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。また、件名や本文は固定のテキストだけでなく、フォームで受け取った内容を変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

GmailとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。