■概要
取引先から送られてくる大量のZIPファイル。その中身を確認するために毎回ファイルを解凍し、PDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、そうした定型的なファイル変換作業を自動化します。Dropboxの指定フォルダにZIPファイルがアップロードされるだけで、RPAがオンラインツールを操作しPDFへ自動で変換、別フォルダに保存までを完結させるため、手作業でZIPファイルをPDFに変換する方法を探している方に最適な解決策となります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取ったZIPファイルをPDFに変換する作業を、手動で行っている方
- ファイル変換にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- 手作業によるファイルの変換漏れや保存ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxにZIPファイルがアップロードされると、PDFへの変換から保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル変換で起こりがちな、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防止し、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、ZIPファイルがアップロードされるフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたZIPファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールでファイルをPDFに変換する操作を記録します。
- オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知するフォルダのパスや、特定のファイル名を含むといった条件を任意で設定できます。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、PDF変換に利用するオンラインツールのURLや、ファイルアップロードや変換ボタンのクリックといった一連の操作を自由に設定することが可能です。
- Dropboxに変換後のファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で指定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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