OutlookでHTMLファイルを受信したら、オンラインツールでJPGに変換してDropboxに保存する

■概要

Webサイトのキャプチャやデザイン案などをHTMLファイルで受け取るたびに、手作業でJPG画像に変換していませんか？こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、他の業務を圧迫する一因にもなりえます。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたHTMLファイルを自動でJPG画像に変換し、指定のDropboxフォルダに保存できます。面倒な手作業から解放され、より創造的な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業でのHTMLからJPG画像への変換に、時間的なコストや手間を感じているWeb担当者の方
• 外部からHTMLファイルで共有されるレポートなどを、画像化してチームに共有する必要がある方
• HTMLをJPG画像に変換する方法を模索しており、一連の作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、ファイル変換から保存までが自動で実行されるため、作業時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無によって処理を分岐させます
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」で、任意のオンライン変換ツールにアクセスし、ダウンロードしたHTMLファイルをJPGに変換する操作を設定します
6. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象としたいフォルダや、起動の条件となるメールの件名キーワードを自由に設定できます
• RPA機能では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、サイト上でのクリック、ファイル選択などの操作内容を柔軟にカスタマイズできます
• Dropboxへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定することが可能です

■注意事項

• Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。