Microsoft SharePointにMicrosoft Wordのファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換し保存する

■概要

Microsoft SharePoint上で管理しているMicrosoft Wordのファイルを、都度手作業でPDFに変換して保存する業務は手間がかかるものです。
このワークフローは、そうしたファイル変換に関する定型業務を自動化するために設計されており、特定のフォルダにMicrosoft Wordのファイルが格納されると、RPA機能が起動し自動でPDFへの変換を行い、指定の場所に保存します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上で、ファイル変換を手作業で行っている方
• 定型的なファイル変換作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中したいと考えている方
• 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルが格納されると自動で処理が開始されるため、ファイル変換にかかっていた作業時間を短縮できます
• 手動でのファイル操作が不要になるため、ファイル名の付け間違いや保存場所の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します
2. トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、ファイルがMicrosoft Word形式の場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 次に、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで対象のMicrosoft Wordファイルを取得します
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルをPDFへ変換するよう設定します
6. 次に、データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」で、元のファイル名から保存するPDFのファイル名を生成します
7. 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションで、生成したPDFファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、処理の起点としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、拡張子などを利用して、後続のオペレーションを起動させるファイルの種類を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、クリックするボタンなどの操作内容をユーザーの環境に合わせて設定してください
• 正規表現によるデータの抽出では、元のファイル名から新しいPDFファイル名を生成する際のルールを任意で設定できます
• Microsoft SharePointへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダIDやファイル名などを、前段の情報を変数として利用し動的に設定できます

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。