DropboxにODTファイルがアップロードされたら、RPAでDOCファイルに変換し保存する

■概要

ODT形式のファイルを受け取った際に、手作業でDOC形式へ変換する手間を感じていませんか。特に、複数のファイルを扱う場合、オンラインの変換ツールを一つひとつ操作するのは非効率であり、手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、DropboxにODTファイルをアップロードするだけで、RPAがDOCファイルへの変換を自動で行い、指定のフォルダに保存します。この変換プロセスを自動化し、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

ODTからDOCへのファイル変換作業を頻繁に行い、業務を効率化したいと考えている方
オンラインのファイル変換ツールを使った手作業でのファイル管理に課題を感じている方
Dropboxを活用しており、ファイル形式の変換を含む一連の業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxにファイルをアップロードするだけで自動で変換されるため、これまでodtからdocへの変換作業に費やしていた時間を短縮できます
ファイル変換時の操作ミスや保存先の間違いといった、手作業で起こりうるヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定して、ODTファイルがアップロードされるフォルダを指定します
続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
その後、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインのファイル変換ツールなどでODTをDOCに変換するブラウザ操作を記録します
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーでファイルがアップロードされたフォルダのパスを正しく設定してください
変換後のDOCファイルをアップロードするDropboxのフォルダパスは、管理しやすい場所を任意で設定してください‍

‍■注意事項

‍‍DropboxとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691