OneDriveにファイルが格納されたら、RPAでWordに変換する

■概要

OneDriveに保存したファイルを、手作業でWord形式に変換する業務に手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを手動で処理するのは時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにファイルが格納されると、RPAが自動で起動し、Wordファイルへの変換から再アップロードまでを完結させます。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存したドキュメントなどをWord形式へ変換する定型業務を効率化したい方
• RPAを活用して、手作業によるファイル形式の変換を自動化したい方
• ファイル変換時の操作ミスや保存忘れといったヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル格納をきっかけに、RPAがWordへの変換を自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル変換で起こりがちな、変換漏れやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの「分岐機能」を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取り込みます。
5. 続いて、オペレーションで「ブラウザを操作する(RPA)」アクションを設定し、ファイル形式を変換するWebサイトやアプリケーションの操作を自動化します。
6. 次に、オペレーションで「正規表現によるデータの置換」を設定し、変換後のファイル名を指定のルールに沿って変更します。
7. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・リネームしたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、拡張子など前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作したいWebサイトのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを実際の業務に合わせて設定してください。
• データ変換機能の正規表現によるデータの置換では、置換したい文字列や置換後のファイル名などを自由に設定できます。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、出力先のフォルダやファイル名を、固定値または前段で取得した情報を変数として設定可能です。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。