DropboxにPDFファイルが格納されたら、RPAでファイルサイズを圧縮する

■概要

PDFファイルのサイズが大きく、メールでの送付やクラウドストレージでの共有に不便を感じることはありませんか。毎回オンラインのファイル圧縮ツールを探して手作業で対応するのは手間がかかり、非効率です。
このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにPDFファイルが格納されると、RPA機能が自動でファイルサイズを圧縮します。手動のファイル圧縮作業から解放され、本来の業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

DropboxでPDFファイルを管理しており、ファイルサイズの圧縮を手作業で行っている方
オンラインのファイル変換ツール利用の手間や時間を削減したい方
チームで共有するPDFファイルのサイズを統一し、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxにファイルを格納するだけで自動的にサイズが圧縮されるため、手作業で圧縮ツールを操作する時間を短縮できます
圧縮忘れや圧縮率のばらつきといったヒューマンエラーを防ぎ、誰が作業しても同じ品質でファイル管理ができます

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーが検知したPDFファイルを取得します
続いて、オペレーションの「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインPDF圧縮ツールを操作し、ダウンロードしたファイルを圧縮します
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮後のファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定では、圧縮対象のPDFが格納されるフォルダのパスを任意で指定してください
RPA機能では、ファイル圧縮に使用したいWebサイトのURLや、クリック操作、ファイル選択といったブラウザ上の一連の操作を自由に設定できます
ファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、圧縮済みファイルの保存先フォルダや、ファイル名を任意で設定可能です

■注意事項

DropboxとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924