OutlookでEPUBファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換して担当者に送信する

■概要

EPUB形式のファイルを受け取るたびに、閲覧や共有のために手作業でPDFへ変換していませんか？毎回オンラインツールを探して変換する作業は手間がかかるものです。このワークフローは、特定のEPUBファイルが添付されたメールをOutlookで受信すると、自動でPDFに変換して担当者に送信します。効率的なEPUBをPDFに変換する方法として、日常の定型業務を自動化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に受け取るEPUBファイルをPDFに変換する作業に手間を感じている方
• 手作業でのファイル変換と共有による、送り間違いや遅延を防ぎたいと考えている方
• EPUBをPDFに変換する方法を自動化して、業務全体の効率化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点にファイル変換から送信までを自動化し、手作業でEPUBをPDFに変換する方法にかかっていた時間を短縮します。
• 手作業によるファイルの変換ミスや添付間違い、送信先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションで、分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、RPA機能（ブラウザを操作する）で、オンラインのファイル変換ツールにアクセスし、ダウンロードしたEPUBファイルをPDFに変換する操作を自動化します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」を利用し、変換後のファイル名を整えます。
7. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、生成されたPDFファイルを添付して指定の担当者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダの指定や、「EPUB」などのキーワードで起動条件を絞り込むことが可能です。
• RPA機能（ブラウザを操作する）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連の操作を自由に設定できます。
• データ変換機能を使って、元のファイル名や日付などを活用し、変換後のPDFファイル名を「【変換済】資料名_20230401.pdf」のように自動で設定できます。
• 最終的にメールを送信するOutlookのアクションでは、送信先アドレスを自由に設定でき、本文にはトリガーで取得した情報（件名や受信日時など）を差し込めます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。