OneDriveにPDFファイルが格納されたら、RPAでDOCXに変換する

■概要

PDFファイルをWord形式（DOCX）に変換する際、都度オンラインツールを探して手作業でアップロードしていませんか？この作業は、数が重なると意外と時間がかかるものです。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが保存されると、RPAが自動でファイル形式を変換し、DOCXファイルとして指定のフォルダに格納します。手作業によるファイル変換の手間を省き、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDrive上で、定期的にPDFをDOCXに変換する作業を行っている方
• ファイル変換作業における手作業でのアップロードやダウンロードの手間を削減したい方
• RPAなどを活用して、ファイル管理業務全体の自動化・効率化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにPDFを保存するだけで、PDFをDOCXに変換する一連の処理が自動で完結し、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換に伴う、ファイルの選択ミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションとして「分岐機能」を設定し、作成されたファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サービスなどを操作し、ダウンロードしたPDFをDOCXに変換します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」で、変換後のファイル名を必要に応じて変更します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・改名したDOCXファイルを指定のフォルダへ格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるOneDriveの設定では、監視対象のドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、取得したファイル名に特定の文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、条件を自由にカスタマイズ可能です。
• RPA機能では、操作対象のWebページやクリックするボタン、入力するテキストなどを実際の環境に合わせて設定してください。
• 正規表現によるデータの置換では、変換後のファイル名に日付を追加するなど、命名ルールを柔軟に設定できます。
• ファイルをアップロードするOneDriveのアクションでは、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を基に、保存先のフォルダなどを指定できます。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。