Microsoft Teamsでカレンダーに特定条件のイベントが登録されたら、Google Chatに通知する

■概要

Microsoft TeamsのカレンダーとGoogle Chatを併用している環境では、重要な予定の共有漏れや、ツールを横断する確認作業に手間を感じることがあります。特に、部門ごとに利用ツールが異なると、情報連携がスムーズに進まないことも少なくありません。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsのカレンダーに特定の条件を満たすイベントが登録された際に、自動でGoogle Chatに必要な情報を通知できます。Google ChatとMicrosoft Teams間の手動連携をなくし、円滑な情報共有を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとGoogle Chatを併用しており、予定の共有漏れを防ぎたい方
• Microsoft Teamsのカレンダー情報を手作業でGoogle Chatに転記・共有している担当者の方
• 部署間の利用ツールが異なり、イベント情報の連携を自動化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると自動でGoogle Chatに通知が飛ぶため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動での転記や通知によって発生していた、共有漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定のスペースにイベント情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、通知の対象としたい任意のユーザーIDを設定してください。
• 後続の処理に進む条件を指定する分岐設定では、イベントの件名や内容など、任意の条件を設定することが可能です。
• Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知先として任意のスペースのリソース名を設定してください。

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■注意事項

• Microsoft Teams、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。