OneDriveにPDFファイルがアップロードされたら、RPAでWordに変換する

■概要

PDFファイルをWord文書に変換する際、都度オンラインツールを開いて手作業でファイルをアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルがアップロードされるだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でWordファイルに変換します。日常的なファイルの変換作業を自動化し、手作業による手間や非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDrive上でファイルを管理しており、PDFからWordへの変換作業を効率化したいと考えている方
• 契約書や資料など、PDFからWordへの変換を頻繁に行い、手作業をなくしたいと考えている方
• 手動でのファイル変換作業による、ファイルの選択ミスや変換漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにPDFファイルをアップロードするだけで自動的に変換処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• RPAが決められた手順で処理を行うため、ファイル形式の変換ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のファイル日時が更新日と一致する場合のみ後続処理に進むよう分岐させます。
3. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトでダウンロードしたPDFファイルをWordファイルに変換します。
5. 必要に応じて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」でファイル名を整形します。
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるOneDriveの設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDなどを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名などを条件に設定し、特定のPDFファイルがアップロードされた場合のみ後続の処理に進むようカスタマイズが可能です。
• RPA機能では、操作対象となるファイル変換サイトのURLや、クリックするボタン、入力する項目などを実際の環境に合わせて設定してください。
• データ変換機能の正規表現では、変換後のファイル名を特定のルールで変更したい場合に、置換対象や置換後の文字列を自由に設定できます。
• ファイルをアップロードするOneDriveの設定では、保存先のフォルダIDやファイル名などを、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を用いて指定できます。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。