フォームでMHTMLファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換してMicrosoft Sharepointに格納する

■概要

Webページを保存したMHTMLファイルや、PDFへの変換など、日常的に発生するファイル変換業務を手作業で行い、手間を感じていることはありませんか。
このワークフローは、Yoomのフォームにファイルが送信されるだけで、RPA機能が自動でPDFファイルに変換し、指定のMicrosoft SharePointに格納します。
面倒なファイル形式の変換と保存作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFへの変換など、ファイル形式の変換作業に時間を取られている方
• Webページの情報をPDF化して、Microsoft SharePointで管理・共有している方
• RPAを活用した業務自動化を推進し、定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、変換から格納までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや、Microsoft SharePointへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、MHTMLファイルをPDFに変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定の場所に格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームでは、MHTMLファイルをアップロードする項目など、回答項目を自由に設定可能です
• RPA機能でのブラウザ操作は、お使いのPC環境や変換方法に合わせて柔軟に設定することが可能です
• Microsoft SharePointへのファイルアップロードでは、格納先のサイトIDやドライブID、ファイル名や格納先フォルダのアイテムIDを任意で設定可能です

■ 注意事項

• Microsoft SharepointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691