DropboxにXLSXファイルがアップロードされたら、RPAでXLSファイルに変換し保存する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Dropbox

を自動連携できます。

■概要

特定のシステムやツールでは、旧来の.xls形式でないと対応できず、ファイル変換に手間を感じることはありませんか。都度変換を手作業で行うのは、時間がかかるだけでなく、ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用することで、Dropboxに.xlsxファイルをアップロードするだけで、RPAがファイル形式の変換を自動で行い、指定のフォルダに保存します。日々の定型業務を自動化し、作業効率の改善に繋げます。

■このテンプレートをおすすめする方

ファイル形式の変換が頻繁に発生する方
手作業でのファイル変換による手間や、変換忘れなどのヒューマンエラーを解消したい方
Dropboxを活用したファイル管理業務を、さらに効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxへのアップロードを起点に、xlsxからxlsへのファイル変換が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手動での変換作業で起こりうる、ファイルの選択ミスや変換忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します。
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを.xls形式に変換する処理を行います。
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
Dropboxの「ファイルをダウンロード」のアクションでは、トリガーでファイルが作成されたフォルダのパスを正しく設定してください。
変換後のファイルをDropboxにアップロードするアクションでは、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。

■注意事項

‍‍DropboxとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691