DropboxにPPTXファイルがアップロードされたら、RPAでJPGファイルに変換し保存する

■概要

プレゼン資料などを共有する際、相手の環境によってはPPTXファイルを開けず、都度JPGファイルに変換して送付する手間が発生していませんか？手作業でのファイル変換は、時間がかかるだけでなく単純なミスも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、Dropboxに特定のPPTXファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でJPGファイルへ変換し、指定のフォルダに保存します。手作業で行っていた変換作業を自動化し、日々の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

プレゼン資料の共有が多く、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
Dropboxをファイルストレージとして活用しており、ファイル管理業務をより効率化したい方
RPAを利用して、繰り返し発生するPC上の定型操作を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxへのファイルアップロードを起点に、変換・保存までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手動でのファイル変換や保存作業が不要になることで、ファイル形式の選択ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPPTXファイルをダウンロードします
続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードしたPPTXファイルをJPGに変換するPC上の操作を実行します
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定では、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のアクションを選択し、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、対象のファイルがアップロードされたフォルダのパスを設定してください
Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のJPGファイルを保存したいフォルダのパスを任意で設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

DropboxとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691