Googleカレンダーで特定の予定が作成されたらGmailでメールを送信する

■概要

Googleカレンダーに新しい予定を登録するたびに、関係者へGmailで通知を送る作業は、定型業務でありながらも手間がかかるものです。このワークフローは、Googleカレンダーへの予定作成をトリガーとして、指定した内容のメールをGmailから自動で送信するため、手作業による連絡漏れや送信遅延を防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーの予定作成後、Gmailでの連絡を手作業で行っている方
• 重要な会議やアポイントの通知を、関係者に漏れなく自動で周知したい方
• GmailとGoogleカレンダーを連携させ、より効率的なスケジュール管理を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定を追加するだけで関連通知がGmailで自動送信されるため、連絡業務にかかる時間を短縮できます
• 手作業によるメールの宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を支援します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードを含む予定の場合のみ後続のアクションを実行するよう条件を定めます
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した予定情報を基に関係者へメールを自動送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、対象としたいカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを任意で設定してください
• 分岐機能では、予定のタイトルや参加者などの情報をもとに、メールを送信するかどうかを判断する条件を自由に設定することが可能です
• Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を任意にカスタマイズでき、Googleカレンダーから取得した予定の詳細を変数として埋め込めます

■注意事項

• Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。