メールでRAWファイルを受信したら、RPAでjpgに変換しGoogle Driveに格納する

■概要

デザインデータや写真素材のやり取りで、RAWファイルを受け取る機会は多いものの、その後のファイル変換や管理に手間を感じていませんか。受信したRAWファイルを手作業で一つずつjpgに変換し、所定のフォルダに格納する作業は、時間もかかり非効率です。このワークフローを活用すれば、メールでRAWファイルを受信するだけで、RPAが自動でrawファイルをjpgに変換し、Google Driveへ格納する一連のプロセスを自動化でき、面倒なファイル変換業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• RAWファイルを受け取り、手作業でJPGに変換しているデザイナーやマーケティング担当の方
• RAWからJPGへの変換といったファイル形式の変更作業を自動化し、クリエイティブ業務に集中したい方
• Google Driveで画像ファイルを管理しており、アップロードの手間を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をトリガーに、RAWファイルからJPGへの変換、Google Driveへの格納までを自動化できるため、ファイル管理にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりがちなファイル変換のミスや、ストレージへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の品質を安定させることが可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。RAWファイルが添付されたメールのみを対象とするよう、件名や送信元アドレスで条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインファイル変換サイトなどを利用してRAWファイルをJPGに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、RAWからJPGへの変換に利用するWebサイトやブラウザ上の操作手順を、ご利用の環境に合わせて任意に設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名を自由に指定できます。例えば、トリガーで取得したメールの件名や受信日といった情報をもとに、動的に設定することもできます。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。