Google Driveにファイルが格納されたら、RPAで100KBに圧縮する

‍■概要

PDFなどのファイルを特定のサイズ、例えば100KBに圧縮するために、都度オンラインツールを探して手作業で対応していませんか。
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、本来注力すべき業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルを格納するだけで、RPA機能が自動でファイルを圧縮します。手作業によるファイル圧縮の手間を解消し、業務を効率化させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFファイルを100KBなど、特定のサイズに圧縮する定型業務に時間を要している方
• Google Driveをファイルストレージとして日常的に活用し、業務プロセスの自動化を検討している方
• 手作業によるファイル圧縮の手間を削減し、業務効率の向上を目指している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納をきっかけに、ファイル圧縮などの作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 誰が担当しても同じ手順でファイル圧縮が実行されるため、作業の属人化を防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 次に、ファイルの種類などに応じて処理を分けるため、「分岐機能」を設定します。
5. その後、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル圧縮サイトなどを操作します。
6. 次に、「正規表現によるデータの抽出」アクションで、圧縮後のファイルに関する情報を取得します。
7. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガーおよびオペレーションでは、処理の対象としたいフォルダIDやファイルIDを任意で設定できます。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段のトリガーで取得した情報を利用し、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
• RPA機能では、操作対象とするWebページのURLやクリックする箇所、入力するテキストなどを、利用する環境に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
• 各オペレーションでは、固定値だけでなく前段のアクションで取得した動的な情報を変数として利用することも可能です。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。