Googleフォームでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換しメールで送信する

■概要

Googleフォームで受け取ったGoogleドキュメント（docs）ファイルを、都度手作業でJPEG（jpeg）形式に変換して送付する業務に、手間や時間を取られていませんか。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、RPA機能がdocsからjpegへのファイル変換を自動で行い、指定の宛先にメールで送信する一連の流れを自動化します。こうした定型業務を自動化することで、作業時間を短縮し、より生産的な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったdocsファイルを、手作業でjpegに変換している方
• docsからjpegへのファイル変換作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• RPAを活用して、ブラウザ上の様々な定型的なファイル操作を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 手動で行っていたdocsからjpegへの変換とメール送信が自動化されるため、作業時間を短縮し、他のコア業務にリソースを割くことができます。
• ファイルの変換忘れやメールの宛先間違いといった、手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受信したdocsファイルを取得します。
4. 次に、YoomのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、docsからjpegへの変換処理を実行します。
5. 最後に、メール機能で「メールを送る」アクションを設定し、変換されたjpegファイルを添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、docsからjpegへのファイル変換に利用するWebサイトや、ブラウザ上での具体的な操作内容を任意で設定できます。
• メール機能では、送信先のメールアドレスを自由に設定可能です。また、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容といった変数を埋め込むこともできます。

■注意事項

• Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133