Asanaにタスクが作成されたら承認を依頼し、Trelloにタスクを作成する

■概要

プロジェクト管理でAsanaを利用し、タスクボードとしてTrelloを併用している場合、手作業での情報連携に手間を感じていないでしょうか。特に承認プロセスを挟むタスクの場合、確認や転記作業が煩雑になり、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローは、AsanaとTrelloの連携を自動化するものであり、Asanaでタスクが作成されると自動で承認依頼が送られ、承認されたタスクのみをTrelloにカードとして作成するため、タスク管理のプロセスを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとTrelloを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じているプロジェクト担当者の方
• Asanaで管理するタスクを、承認フローを経てからTrelloへ連携させたいチームリーダーの方
• 複数のツールを横断するタスク管理を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでのタスク作成からTrelloへのカード起票までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• 承認プロセスを自動化のフローに組み込むことで、承認されたタスクのみがTrelloに連携されるため、転記漏れや誤った情報の反映といったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとTrelloをYoomと連携します。
2. トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションで対応依頼機能を選択し、関係者に対してタスク内容の承認依頼を送るよう設定します。
4. 続いて、オペレーションの分岐機能で、前のステップで承認された場合にのみ後続のアクションに進むよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、承認されたAsanaのタスク情報をもとに「新しいカードを作成する」アクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 対応依頼機能では、承認依頼のメッセージ内容や依頼先などを、実際の運用に合わせて自由に設定してください。
• 分岐機能では、「承認された場合」の他にも「差し戻された場合」など、様々な条件を任意で設定し、フローを分岐させることが可能です。
• Trelloでカードを作成する際、カードのタイトルや説明にAsanaから取得した情報を変数として含めたり、特定のリストにカードを追加したりするなど、細やかなカスタムができます。

■注意事項

• Asana、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。