定期的にGoogle Driveの特定フォルダ内のExcelファイルをPDF化する

‍■概要

定期的に発生するExcelファイルのPDF化に、毎回手作業で時間をかけていませんか。特に、月次レポートなど決まったファイルを処理する場合、手間がかかる上に変換漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローは、手動ツールに代わり、Google Driveの特定フォルダにあるExcelファイルを指定したスケジュールで自動的にPDFへ変換します。定型的なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveでExcelファイルを管理し、定期的にPDFへ変換している方
• 手動ツールに代わる、より効率的な自動化手法を探している方
• 手作業によるファイル変換の手間や、変換漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール設定に基づき自動で処理が実行されるため、これまでファイル変換にかけていた作業時間を短縮し、他の業務に充てることができます
• 手作業による変換漏れやファイル形式の間違いといったミスを防ぎ、常に正確な状態でPDFファイルを管理することが可能になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを実行したい日時（例：毎週月曜日の午前9時など）を指定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、PDF化したいExcelファイルが保存されているフォルダを指定します
4. 取得したファイルの中からExcelファイルのみを処理するため、「繰り返し処理」と「正規表現によるデータの抽出」を組み合わせます
5. 対象のExcelファイルを、Google Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションで一度Googleスプレッドシート形式に変換します
6. 変換したGoogleスプレッドシートを、「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションでPDF形式でダウンロードします
7. 最後に、ダウンロードしたPDFファイルをGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで任意のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを実行したい頻度や日時を任意で設定してください
• Google Driveの各アクションでは、PDF化の対象となるExcelファイルが格納されたフォルダIDや、変換後のPDFを保存するフォルダIDを任意で設定してください
• 繰り返し処理機能では、前段のGoogle Driveで取得したファイル一覧のデータを変数として設定し、処理対象とする条件をカスタマイズできます
• 正規表現によるデータの抽出オペレーションでは、処理対象とするファイル（例：拡張子が.xlsxのファイルのみ）を特定するための条件を任意で設定できます
• Google Driveのスプレッドシートをダウンロードするアクションでは、変換後のファイル形式としてPDFを指定してください

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。