Outlookでメールを受信したら、AIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する

■概要

Outlookで受信する重要な問い合わせや報告メールの内容を、後から確認しやすいようにGoogle ドキュメントへ手作業で転記していませんか。特に長文メールは内容を要約する手間もかかり、日々の業務を圧迫する一因になりがちです。このワークフローは、Outlookでメールを受信するとAIが自動で内容を要約し、指定したGoogle ドキュメントにテキストを追加するため、情報集約にかかる手間を省き、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った情報をGoogle ドキュメントで管理しており、転記作業を効率化したい方
• 長文メールの内容把握や要約作業に時間を取られており、コア業務に集中したいと考えている方
• チーム内での迅速な情報共有を仕組み化し、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーにAIが自動で要約しGoogle ドキュメントへ保存するため、手作業による転記や要約の時間を短縮できます
• 手作業での転記漏れや、要約時の重要なポイントの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、受信したメールの本文を要約します
4. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約したテキストを指定のドキュメントに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でテキストを要約するアクションでは、要約後の文字数を任意の値に設定することが可能です
• Google ドキュメントに追加するテキスト内容は、AIによる要約結果に加え、受信したメールの件名や送信者といった情報を組み合わせて自由に設定できます

■注意事項‍

• OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。