Microsoft Teamsでカレンダーにイベントが登録されたら、Google Meetで会議を作成してリンクを通知する

■概要

Microsoft Teamsでスケジュールを管理し、会議はGoogle Meetで行う場合、手動で会議リンクを作成して共有する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした手作業は、通知漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されるだけで、自動でGoogle Meetの会議が作成されリンクが通知されるため、Microsoft TeamsとGoogle Meetを連携させたスムーズな会議設定が実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとGoogle Meetを併用しており、会議設定の手間を省きたい方
• 手作業での会議URL発行や共有で発生しがちな、通知漏れなどのミスを防ぎたい方
• Microsoft TeamsとGoogle Meet間の定型業務を自動化し、業務の効率化を目指している方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのイベント登録を起点に、会議URLの作成から通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• Google Meetの会議URL作成や共有が自動で行われるため、発行漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を基に予定を作成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定することで、作成されたGoogle Meetの会議リンクを含むメッセージを指定のチャネルに通知できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのユーザーのカレンダーを監視するか、対象のユーザーIDを任意で設定してください。
• Microsoft Teamsへメッセージを通知するオペレーションでは、通知先となるチームIDやチャネルIDを業務に合わせて設定することが可能です。
• Googleカレンダーで予定を作成するオペレーションでは、予定を追加したい対象のカレンダーIDを任意で指定してください。

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■注意事項

• Microsoft Teams、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。