Googleフォームでファイルが送信されたら、RPAでDWG形式に変換しメールで送付する

■概要

図面や設計データなどを扱う際、特定のファイル形式への変換を手作業で行い、関係者に共有する業務に手間を感じていないでしょうか。特に、専用のdwg converterなどを毎回起動して操作するのは時間がかかる作業です。
このワークフローは、Googleフォームで受け取ったファイルをRPAでDWG形式へ変換し、指定のメールアドレスへ自動的に送付する一連の流れを自動化します。ファイル変換と共有の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Web上のdwg converterなどを用いて、手動でファイル変換を行っている方
• Googleフォームで受け取ったファイルを、関係者へ手作業で共有している方
• ファイル変換から共有までの一連の定型業務を自動化し、効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル受信からDWG形式への変換、メール送付までが自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
• 手動でのdwg converterの操作やメール作成時に起こりうる、ファイルの選択ミスや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防止します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します
4. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのdwg converterサイトなどでファイル形式を変換する操作を記録させます
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、変換後のファイルを添付して指定の宛先に送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、ファイルの変換に利用するWebサイトや、ファイルアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作内容を任意で設定できます
• メール機能では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容などを変数として差し込むことも可能です

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。