Asanaにタスクが追加されたら、説明を要約しHubSpotにチケットを作成する

■概要

プロジェクト管理ツールのAsanaと、顧客管理ツールのHubSpotを併用しているものの、情報が分断されていませんか。Asanaで発生したタスクをHubSpotに手作業で転記するのは時間がかかり、入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、AsanaとHubSpotの連携が自動化され、タスクが追加されるとAIが内容を要約し、HubSpotにチケットとして自動作成します。これにより、二重入力の手間を解消し、業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとHubSpotを併用しており、タスク情報の手動転記に課題を感じている方
• AsanaとHubSpot間の情報連携を自動化し、顧客対応の迅速化を図りたいチームの方
• タスク管理と顧客管理の連携を強化し、業務の抜け漏れを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されるとHubSpotへ自動でチケットが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮することができます。
• AIがタスク内容を自動で要約するため、手作業による入力ミスや、重要な情報の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したタスクの説明文などを要約します。
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、要約した内容などを反映させたチケットを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
• AI機能の要約アクションでは、Asanaタスクのどの情報を要約対象とするかを変数として指定できるほか、要約の条件も自由に設定可能です。
• HubSpotでチケットを作成する際、チケット名や内容などの各項目に、固定のテキストや前段のアクションで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。