Microsoft SharePointでJPEGファイルがアップロードされたら、RPAでWebpファイルに変換し格納する

■概要

Webサイトの表示速度を改善するためにJPEGからWebPへ画像を変換する作業は重要ですが、ファイル数が多くなると手作業での対応は大きな負担になりがちです。また、変換後のファイルを元の場所にアップロードし直す手間も発生します。このワークフローは、Microsoft SharePointにJPEGファイルがアップロードされると、RPAがWebPへのファイル変換（convert jpeg to webp）と再格納を自動で行うため、こうした定型業務の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webサイトの表示速度改善のため、手作業で画像を変換しているWeb担当者の方
• Microsoft SharePoint上で画像ファイルを管理しており、ファイル形式の変換を効率化したい方
• 定型的な画像変換作業（convert jpeg to webp）から解放され、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、JPEGからWebPへの変換、再格納までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• RPAが正確に処理を行うため、ファイル名の変更ミスやアップロード先の指定間違いといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、分岐機能でトリガーが作成なのか、更新なのかを判別します。
4. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したJPEGファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、WebPへのファイル変換処理を実行します。
6. その後、オペレーションの抽出機能で「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、変換後のファイル情報を取得します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWebPファイルを指定のフォルダに格納します。

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際にファイル変換を行うWebサイトや、そこで行うクリックや入力といった操作内容を任意で設定してください。
• Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、アップロード先のサイトやフォルダを固定で指定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。