Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Outlookに届く重要なメールを、手作業でMicrosoft Teamsにコピー＆ペーストして共有していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れによって対応が遅れてしまう原因にもなります。このワークフローを活用すれば、OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、特定のメールを受信した際に自動でチャネルへ通知することが可能です。重要な情報の伝達を自動化し、チーム全体の対応速度向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した特定メールを、都度Microsoft Teamsに手作業で転記・共有している方
• 重要な通知の確認漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいと考えているマネージャーの方
• OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、日々の定型的な連絡業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信した際に、自動でMicrosoft Teamsへ通知されるため、手作業での共有にかかる時間を削減できます。
• 手動での転記や転送による通知漏れや共有ミスを防ぎ、重要な情報をチームへ確実に伝達できるようになります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメールの内容が特定のチャネルに通知されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知の対象としたいメールのフォルダや、件名などに含まれるキーワードを任意で指定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送るチャネルを自由に選択できます。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や本文などを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。