Microsoft Teamsのチャンネルに特定のメッセージが投稿されたら、Outlookでタスクを作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になる中で、重要な依頼やタスクに関する投稿が流れてしまい、対応漏れに繋がった経験はありませんか。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿された際に、自動でOutlookにタスクを作成し、こうした課題を円滑に解消します。日々のOutlookとMicrosoft Teamsを連携させたタスク管理を自動化し、業務の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teams上のタスク依頼を手作業でOutlookに転記している方
• チャットでの依頼の見落としや対応漏れを防ぎ、業務を確実に遂行したい方
• OutlookとMicrosoft Teamsを連携させ、チーム全体のタスク管理を効率化したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージを基に自動でタスクが作成されるため、手入力の手間や転記にかかっていた時間を短縮できます
• 手動での情報転記が不要になることで、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Teamsのメッセージ本文からタスク名や期限などの情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーでは、監視対象としたいチームのIDやチャネルのIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、タスク化したいメッセージを特定するための条件（特定のキーワードやメンションの有無など）を自由にカスタマイズできます
• AI機能によるテキスト抽出では、Teamsのメッセージ本文から抽出したい項目（タスク名、依頼者、期日など）を任意で設定可能です
• Outlookのタスク作成では、件名や本文、リマインダーなどを、前段のステップで取得した情報を用いて柔軟に設定できます

■注意事項

• Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。