Microsoft SharePointにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する

■概要

文書管理にMicrosoft SharePointを利用している中で、Wordファイルを一つひとつ手作業でPDFに変換する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、そうした定型的なファイル変換作業の自動化を実現します。Microsoft SharePointの指定フォルダにWordファイルが格納されると、RPA機能が起動し自動でPDFに変換して保存するため、手作業で行っていたファイル変換のプロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointで文書を管理しており、WordからPDFへの変換を手作業で行っている方
• 契約書や請求書など、Wordで作成した書類をPDF化して共有する業務を効率化したい方
• ファイル変換時の保存忘れや、ファイル名のつけ間違いなどのミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Wordファイルを所定のフォルダに格納するだけでPDFへの変換が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ファイル変換のプロセスを自動化することで、変換漏れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が同一の場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のWordファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、ダウンロードしたWordファイルをPDFに変換するブラウザ操作を記録します。
6. 次に、オペレーションで正規表現によるデータ抽出を設定し、変換後のファイル名などを取得します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意にカスタマイズできます。
• RPA機能では、自動操作の対象とするWebページやクリックするボタン、入力するテキストなどを自由に設定可能です。
• 正規表現によるデータの抽出では、どのテキストから、どのようなパターンの情報を抽出するかを任意で設定できます。
• ファイルをアップロードするMicrosoft SharePointのオペレーションでは、アップロード先のフォルダやファイル名などを、固定値や変数を用いて任意に設定可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。