メールでOXPSファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しMicrosoft Sharepointに格納する

‍■概要

特定の取引先から送られてくるOXPSファイルを開くために、都度変換ツールを探したり、手作業でPDFに変換したりする業務に手間を感じていませんか？
このワークフローは、メールで受信したOXPSファイルをRPAでPDFファイルに自動変換し、Microsoft SharePointの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化します。面倒な「oxps to pdf」のファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するOXPSからPDFへの変換作業を効率化したい方
• メールで受け取ったファイルの管理や格納を自動化したいと考えている方
• Microsoft SharePointを活用しており、ファイル整理を効率的に行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をきっかけに、OXPSからPDFへの変換と格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• ファイル変換時の操作ミスや、Microsoft SharePointへの格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」を設定します。件名や送信元アドレスなどで、対象のメールを特定する条件を指定してください
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、オンラインのファイル変換サービスなどを利用してOXPSファイルをPDFに変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際に操作するファイル変換サイトのURLや、ファイルを選択してから変換を実行するまでの一連のブラウザ操作を任意で設定してください
• Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションでは、アップロード先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定できます。メールの件名や受信日時といった、前段のトリガーで取得した情報を変数としてファイル名に利用することも可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Microsoft SharepointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。