■概要
HubSpotの取引データを定期的にMicrosoft Excelへ手作業で転記し、レポート作成などに活用している方も多いのではないでしょうか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にHubSpotから特定の取引情報を自動で抽出しMicrosoft Excelへ追加できます。HubSpotとMicrosoft Excelを用いたデータ管理の手間を減らし、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの取引データをMicrosoft Excelへ定期的に手作業で転記している営業担当者の方
- HubSpotの情報をもとに週次や月次のレポートをMicrosoft Excelで作成しているマネージャーの方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なデータ抽出と転記作業が自動化されるため、HubSpotからMicrosoft Excelへの手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotを選択し、「取引を検索（フィルタ検索）」アクションで取得したい取引の条件を指定します。
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を選択し、「繰り返し処理する」アクションで、前段で取得した取引情報を一つずつ処理するように設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中にMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のファイルに取引情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい日時（毎日の9時、毎週月曜日など）を任意で設定してください。
- HubSpotの取引検索では、取引ステージや担当者など、取得したいデータの条件となるプロパティとその値を自由に設定できます。
- 繰り返し処理の設定では、HubSpotから取得した取引情報の一覧の中から、Microsoft Excelに登録したい項目（取引名、金額など）を任意で選択します。
- Microsoft Excelの設定では、連携先のファイルを指定できるほか、登録する内容は固定のテキストを入れたり、HubSpotから取得した値を埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。
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