Outlookで受信した特定条件の内容をもとに、HubSpotに会社を作成する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせやリード情報を、都度HubSpotへ手作業で登録していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで受信した特定のメールから会社名などの情報を自動で抽出し、HubSpotに会社情報を作成するため、HubSpotとOutlook間の連携における課題を解消し、日々の定型業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookからHubSpotへの会社情報の手入力に、時間や手間を感じている営業担当者の方
• HubSpotとOutlookを連携させ、リード獲得から情報登録までを自動化したいマーケティング担当者の方
• 手作業によるデータ登録ミスを防止し、チーム全体の業務品質を高めたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけでHubSpotに会社情報が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ登録の時間を短縮できます
• HubSpotとOutlook間のデータ転記作業がなくなることで、会社名の誤記や情報の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、件名や差出人など、特定の条件に合致するメールのみを処理対象とするよう設定します
4. 続けて、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、メール本文から会社名などの必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに会社データを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガーでは、受信トレイ全体ではなく、「問い合わせ」フォルダなど、特定のフォルダを監視対象として任意で設定することが可能です
• 分岐条件の設定では、メールの件名や本文に特定のキーワードが含まれる場合や、特定の差出人から受信した場合など、業務に合わせた条件を任意で設定できます

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■注意事項

• Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。