フォームから回答が送信されたら、Notionへの登録とZoomでのミーティング作成を自動化する

■概要

お問い合わせや面談予約などをフォームで受け付けた後、Notionへの情報転記やZoomミーティングの設定を手作業で行っていませんか？こうした一連の作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローは、フォームへの回答をきっかけに、Notionへの情報登録とZoomでのミーティング作成を自動化し、ZoomとNotionを連携させることで、面倒な手作業から解放され、スムーズな業務フローを構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの面談設定でNotionとZoomを利用しており、手作業に課題を感じる方
• Notionで管理する顧客情報やタスクと連携して、Zoomでの会議設定を効率化したい方
• そもそもフォーム回答後の対応プロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答後、Notionへの情報登録とZoomミーティング作成が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手作業での情報転記やミーティング設定に伴う、入力間違いや設定漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な項目（氏名、メールアドレスなど）を作成します。
3. 続けて、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容を任意のデータベースに登録します。
4. 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、面談や会議のURLを発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームの質問項目は、ヒアリングしたい内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。
• Notionにレコードを追加する際、データベースのどのプロパティにフォームで取得したどの情報を割り当てるかを指定できます。
• Zoomミーティングを作成する際、トピック（会議名）や議題などに、フォームで取得した情報や固定のテキストを自由に設定できます。

■注意事項

• Notion、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398