Microsoft Teamsに投稿された内容をもとに、HubSpotで会社を作成する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーション中に発生した新しい取引先情報を、都度HubSpotへ手作業で登録するのは手間がかかり、登録漏れや転記ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をきっかけに、HubSpotへ自動で会社情報を作成することが可能です。HubSpotとMicrosoft Teamsを連携させることで、こうした情報登録の手間を省き、営業活動の初動を円滑にします。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとMicrosoft Teamsを併用し、情報連携に課題を感じる営業担当者の方
• Microsoft Teamsで得た顧客情報をHubSpotへ手作業で登録しているチームの方
• HubSpotとMicrosoft Teams間の連携を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿からHubSpotの会社作成までが自動化されるため、データ入力の手間や作業時間を短縮できます。
• 手作業による転記がなくなることで、会社名の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から会社名などの情報を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを設定し、抽出した情報をマッピングして会社を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。これにより、特定のチームの特定チャネルに投稿されたメッセージのみを自動化の対象とすることができます。

‍

■注意事項

• Microsoft Teams、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。