Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、要約しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

プロジェクト管理でAsana、コミュニケーションでMicrosoft Teamsを利用していると、タスクの更新情報を手作業で転記・共有する手間が発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、AsanaとMicrosoft Teamsを連携させることで、こうした課題を解決します。Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されると、その内容をAIが自動で要約し、指定のMicrosoft Teamsチャネルへ通知するため、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft Teamsを併用し、タスク共有を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
• Asanaの更新情報を手作業でMicrosoft Teamsに通知しており、手間を削減したいと考えている方
• チーム内の情報伝達を円滑にし、タスクの見落としなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されると自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、情報共有の手間や確認の時間を短縮することができます。
• 手作業での情報伝達による、通知漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「新規プロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したタスクの詳細内容を要約するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャネルやチームを任意で設定することが可能です。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Asanaから取得したタスク名やAIによる要約結果などを変数として自由に組み込んでカスタマイズできます。

■注意事項

• Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。